Découvrez nos conseils pour réussir vos CRR, pour des comptes rendus de réunion efficaces et utiles.

Pourquoi faire un comptes rendus en fin de réunion ?

Le compte rendu est indispensable. Il permet faire un récapitulatif des échanges, des points abordés, des différentes propositions de chaque intervenant et des décisions prises. Il est à réaliser après chaque réunion.

Il a pour intérêt ultime de retranscrire de manière synthétique, toutes les discussions qui ont eu lieue lors de la réunion. Il sera nécessaire dans les actions à mener suite à cette réunion, afin de produire efficacement tout ce qui a été acté lors de l’entretien. Mais malheureusement, parfois, le compte rendu de réunion n’est pas pris à sa juste valeur, souvent relégué à l’état de brouillon, perdant ainsi son intérêt de synthèse et de clarté.

Les comptes rendus prennent en compte les prises de notes et parfois même les suivis de missions, les descriptions des étapes ou les rapports ou annexes présentés en réunion.

Les points clés pour un compte rendu de réunion réussi

Nommer un chef de projet

Avant toute réunion, il est primordial de définir le chef de réunion, le rapporteur qui sera chargé de la prise de note et de la réalisation du compte-rendu. Cela peut éviter de devoir mélanger des prises de notes des différents interlocuteurs et éviter un récapitulatif incomplet.

Rédiger le compte-rendu rapidement

Suite à la réunion, les informations importantes sont encore fraîches dans votre esprit. C’est donc sans aucun doute le meilleur moment pour rédiger votre compte-rendu. Cela pourra vous permettre aussi d’envoyer rapidement votre compte-rendu et de solliciter les intervenants pour tout complément d’information.

Enregistrer la réunion

Certaines réunions peuvent être complexes, ainsi que la prise de notes, en particulier si les idées sont nombreuses, si aucune décision n’est réellement prise et s’il y a eu beaucoup de contradictions lors de la réunion. Dans ces cas là, il pourra être très pertinent d’enregistrer la réunion sur un dictaphone numérique ou tout autre support d’enregistrement. La piste audio pourra alors écoutée et réécoutée autant de fois que souhaitée.
Également, en utilisant un logiciel de retranscription automatique, vous sera en mesure de gagner un temps considérable. Les participants devront alors consentir à cet enregistrement.

Indiquer les sujets et le contexte de la réunion

Ce sont les toutes premières informations qui doivent apparaitre dans votre compte-rendu : la date, les participants et l’objet de la réunion et son contexte.
Ces éléments permettront de situer la réunion, son contenu et de fournir une base claire pour comprendre au mieux les sujets abordés lors de la réunion.

Mettre en avant les décisions prises

Une réunion constructive doit idéalement aboutir à une liste d’actions à mener et à des prises de décision. Le compte-rendu servira donc aussi à lister les choix et orientations pris lors de l’entretien.
Également, un planning ou un calendrier des prochaines étapes à venir pourra s’ajouter à votre compte rendu, toutefois si cela a été abordé en réunion.

Avoir une mise en page claire

Le email de compte rendu ou le document rédigé doit être simple à lire et à comprendre. Il doit permettre à une tierce personne, un absent à la réunion par exemple, de comprendre tous les éléments clés abordés. Il faut donc s’assurer d’une belle mise en forme et d’un récapitulatif synthétique, aéré et avec les informations bien organisées.

Valider le compte-rendu

Les participants peuvent parfois avoir un ressenti différent d’une même réunion. Valider le compte rendu, une fois rédigé, vous permettra de vous assurer que tous les interlocuteurs sont en phase avec votre contenu.

Placer les comptes-rendus dans un espace accessible

Il est souvent recommandé de placer votre compte rendu dans un espace commun et accessible de tous afin de le mettre à disposition des différents intervenants en répertoriant tous les comptes-rendus de réunion d’un même projet et d’en faciliter l’accès.
Les différentes étapes de travail seront donc accessibles à tout moment.

Utiliser des outils adaptés

Cela peut directement être lié au point précédent. En fonction de vos besoins, divers outils peuvent vous permettre de faciliter la rédaction de comptes-rendus ou la mutualisation des informations. Si vous réalisez une réunion en ligne, des plateformes de visioconférence peuvent vous offrir des fonctionnalités intégrées de prise de note ou de génération de récapitulatifs. Vous pouvez également opter pour un logiciel de retranscription, qui vous permettra de gagner du temps de rédaction.
Également, un outil collaboratif vous permettra de rassembler tous les éléments du projet et d’interagir si nécessaire.

Si vous avez besoin de conseils sur d’autres sujets, comme par exemple…

Également, n’hésitez pas à contacter les experts en communication pour tout besoin ou toute demande.